REBUILDING AFTER THE PANDEMIC
Thức Thời Giữa Nhịp Sống Số

Công nghệ kỹ thuật số trao cho doanh nghiệp quyền năng vô hạn trong chiến lược thúc đẩy tăng trưởng. Tuy nhiên, một lỗ hổng phòng bị vô tình phô bày ở hầu hết nền kinh tế các nước khi trận “cuồng phong” Covid-19 quét qua. Từ thực tế này, Edward Senju, Giám đốc Khu vực của Sansan, công ty tiên phong về mô hình kinh doanh SaaS đưa ra lời khuyên chân thành: đẩy mạnh chuyển đổi kỹ thuật số và các giải pháp điện toán đám mây nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, từ đó sẵn sàng ứng phó những cú sốc tương tự có thể xảy ra trong tương lai.

N

gày càng nhiều các nhà máy, sản phẩm cùng chuỗi cung ứng thông minh xuất hiện giữa cuộc cách mạng công nghiệp 4:0. Nhưng đâu đó vẫn tồn tại nghịch lý: chức năng tài chính ở hầu hết các doanh nghiệp còn phụ thuộc nhiều vào tài liệu trên giấy tờ như hóa đơn, hợp đồng cũng như biên lai, dẫn đến phần lớn đội ngũ chuyên viên kế toán và tài chính phải thường xuyên trở lại văn phòng trong thời gian phong tỏa chỉ để kịp xử lý giấy tờ.

MỘT ĐÔ THỊ THÔNG MINH PHẢI KẾT HỢP VẬT LÝ VỚI ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY

Chúng ta phải nhìn nhận về thực tế rằng giấy sẽ không dễ dàng biến mất ngay tức thời. Những gì mọi người cần là một giải pháp dựa trên công nghệ để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi khỏi “cơn nghiện giấy” (thay vì thay đổi hành vi một cách dần dần) và điều đó đồng thời cứu lấy biết bao cánh rừng.

Bất kỳ hệ thống nào như vậy đều phải được xây dựng trên công nghệ mới nhất cùng với sự hiểu biết sâu sắc về vai trò quan trọng của cơ sở hạ tầng vật lý, và giấy vẫn sẽ tiếp tục tham gia vào cuộc sống hàng ngày. Các doanh nghiệp sẽ vẫn cần một địa chỉ thực để gửi hóa đơn giấy và các tài liệu khác qua đường bưu điện. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là việc xử lý tất cả công việc giấy tờ này nên chuyển giao cho công ty công nghệ thứ ba.

Đối với các tài liệu kỹ thuật số, một địa chỉ email được cung cấp. Tiếp đó, trong quy trình xử lý hóa đơn giấy để số hóa, lưu trữ trên đám mây, các tệp PDF và bảng tính kỹ thuật số có thể được gửi tương tự đến hộp thư đám mây để lưu trữ cũng như quản lý tập trung. Giải pháp vừa đề cập sẽ giúp các công ty tiết kiệm đáng kể cả thời gian lẫn chi phí. Hơn thế, nhân viên ít hoặc không cần phải đến nơi làm việc trong thời gian phong tỏa. Các doanh nghiệp hãy coi đây là trụ cột công nghệ quan trọng của cơ sở hạ tầng đô thị thông minh trong tương lai cho Singapore nói riêng và nhiều thành phố khác trong khu vực nói chung, nếu mong muốn trở nên thông minh, linh hoạt hơn.

Kiểu thiết lập trên đây sẽ xanh, giúp phục hồi kinh doanh hơn và giảm thiểu căng thẳng cho những người phụ trách chức năng tài chính của hầu hết các tổ chức. Ai không ủng hộ điều đó sau hai năm qua? Điều quan trọng là phải nhanh nhạy hơn trong áp dụng các quy trình dựa trên công nghệ để tự động hóa phần lớn quá trình chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số ở hậu trường. Thực tế đã chứng minh rằng nó giúp giải phóng con người, cho phép họ phát huy tối đa tiềm năng thực sự của mình.

Hơn hai năm trước, Cơ quan Phát triển truyền thông Infocomm của Singapore (IMDA) đã triển khai mạng lưới hóa đơn điện tử trên toàn quốc để giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí, thanh toán nhanh hơn và đồng thời xanh hơn. Là một phần mở rộng của International Peppol eDelivery Network, mạng này cho phép các doanh nghiệp giao dịch quốc tế với các công ty được liên kết khác, là một ví dụ đầy cảm hứng về sáng kiến khu vực công được thực hiện ở đảo quốc. Nhưng khu vực tư nhân cũng cần đẩy mạnh và cung cấp các giải pháp kỹ thuật số bổ sung để hỗ trợ giải quyết tình trạng phân mảnh của các định dạng trực tuyến và ngoại tuyến.

HÀNG HẢI “CHỚI VỚI” GIỮA DÒNG CHẢY SỐ HÓA

Chúng ta hãy bắt đầu câu chuyện với các lĩnh vực tụt hậu trong cuộc cách mạng số hóa, chẳng hạn như lĩnh vực hàng hải và xây dựng. Hàng hải vẫn là một ngành chiến lược cực kỳ quan trọng đối với Singapore, do vị trí nằm giữa eo biển Malacca ở phía tây và biển Nam Trung Hoa ở phía đông, nơi có lượng lớn thương mại toàn cầu chảy qua. Năm nay, với việc Covid-19 tàn phá chuỗi cung ứng và thương mại toàn cầu, Singapore đã đạt mức cao kỷ lục với khối lượng container là 3,3 triệu đơn vị tương đương 20 feet (TEU).

Thật không may, cùng lúc với khối lượng tăng đột biến, các tàu container phải đối mặt với sự chậm trễ xoay vòng từ năm đến bảy ngày so với mức tối đa chỉ hai ngày trước đó. Nếu Singapore, một trong những cảng hàng hải bận rộn và tiên tiến nhất trên thế giới, đang vật lộn với việc xử lý khối lượng hàng hóa gia tăng liên quan đến đại dịch này, bạn có thể đặt cược lĩnh vực hàng hải ở các thị trường kém phát triển cũng đang rất đau đầu với khó khăn tương tự hoặc thậm chí nhiều lần hơn. Đối với mỗi chuyến hàng ở Singapore và các nơi khác, ước tính trung bình khoảng 200 tài liệu phải sửa đổi tay hơn 100 lần. Rõ ràng, việc số hóa hàng hải không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn có thể giúp giảm thiểu sự quay vòng thời gian và mức sử dụng nhiên liệu cho tàu tại cảng.

Giảm giấy và chuyển nhiều tài liệu hàng hải hơn, chẳng hạn như hóa đơn, sang phiên bản kỹ thuật số chắc chắn đại diện cho một bước đi chiến lược khôn ngoan không chỉ hướng tới hiện đại hóa mà còn giảm trừ khí thải carbon trong toàn bộ lĩnh vực hàng hải. Phần lớn các cảng trên toàn thế giới vẫn dựa vào các quy trình thủ công như bảng trắng và bảng tính không dựa trên điện toán đám mây để quản lý cũng như tổ chức hoạt động của cảng biển. Đã đến lúc bắt đầu thúc đẩy mạnh mẽ hơn trên mặt trận này khi chúng ta bước vào năm 2022. Nhiều nền kinh tế lớn đang đẩy nhanh các nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng có tới 80% các cảng vẫn đang bỏ lỡ các lợi ích lớn lao của số hóa.

XÂY DỰNG CŨNG TRÌ TRỆ VÌ… GIẤY

Ngành thứ hai “chậm chân” trong lĩnh vực kỹ thuật số là xây dựng. Điều này vẫn tồn tại ngay cả khi việc số hóa các tài liệu giấy, chẳng hạn như thông qua hóa đơn điện tử, đang tiết kiệm cho một số công ty xây dựng có tư duy tương lai hàng tấn giấy mỗi năm và sắp xếp chúng tốt hơn với các khung ESG (tiêu chuẩn môi trường, xã hội và quản trị). Tuy nhiên, phần lớn vẫn thụt lùi.

Theo McKinsey, xây dựng là một trong những ngành ít được số hóa nhất, xếp thứ 21 trong bảng tổng sắp 22. Có một loạt thách thức hiện hữu ở lĩnh vực này, bao gồm thiếu sự phối hợp giữa văn phòng và công trường, sự phản đối từ nhân sự, chi tiêu quá ít cho các giải pháp phần mềm hoặc đào tạo, hóa đơn giấy và tài liệu tài chính, bên cạnh chênh lệch thông tin.

Thực trạng thiếu cơ sở hạ tầng kỹ thuật số của lĩnh vực xây dựng cũng gây khó khăn cho việc nắm bắt và phân tích tập hợp dữ liệu lớn (Big Data), một yếu tố ngày càng quan trọng trong môi trường hậu đại dịch. Có lẽ tệ nhất là, nó cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng các yêu cầu phê duyệt từ công trường đến văn phòng đối với những thứ như hóa đơn, khi được tích hợp với nền tảng đám mây kỹ thuật số, sẽ tăng tốc các quy trình lên 80% so với chỉ sử dụng email. Ngoài ra, còn có lợi thế lớn về độ chính xác của nguồn dữ liệu xác thực duy nhất mà các giải pháp đám mây có thể cung cấp. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn do thông tin lỗi thời hoặc không chính xác từ email, các nguồn dữ liệu khác nhau mà nhân viên có thể sử dụng không hiệu quả. Tiết kiệm chi phí cũng là một yếu tố. Một số công ty đã loại bỏ giấy và sau đó báo cáo tiết kiệm hàng trăm nghìn đô la mỗi năm.

Một nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới từ năm ngoái cho thấy mất trung bình 168 ngày để hoàn thành quy trình cấp phép xây dựng không có tính năng kỹ thuật số. Tuy nhiên, thời gian đó giảm 32% khi có sự hỗ trợ của các giải pháp kỹ thuật số.

BUILDING BACK BETTER – XÂY DỰNG LẠI ĐỂ TỐT HƠN

Như chúng ta thấy, có nhiều lời khuyên về xây dựng lại để trở nên vững mạnh hơn trên khắp Châu Á – Thái Bình Dương. Hướng đến mục đích tái thiết hậu đại dịch, chúng ta phải từ bỏ tư duy trước đại dịch rằng: chuyển đổi kỹ thuật số là một quá trình chuyển đổi trung hạn không bắt buộc, phải được giải quyết từ từ và ổn định.

Tốc lực các phương trình đạo hàm với tính liên tục của hoạt động kinh doanh và những gì đã lên kế hoạch trong nhiều năm nay cần phải hoàn thành trong nhiều tháng. Các doanh nghiệp không thức thời, bao gồm cả việc đầu tư trả trước cần thiết vào các công nghệ mới, có nguy cơ bị bỏ lại (thậm chí xa hơn) cuộc thi tìm hiểu kỹ thuật số đầu tiên. Chúng ta phải trân quý những bài học kinh nghiệm từ đại dịch, không cho phép mình quay trở lại những lề lối và thói quen cũ. Tất cả đều được thực hiện quá dễ dàng khi quá trình phục hồi có vẻ diễn ra tốt đẹp và mọi thứ dần bình thường trở lại.

Sự tự mãn không được phép quay về! Nghe như có vẻ sáo mòn: thời điểm để sửa chữa mái nhà dột không phải để lúc mưa như trút nước mà là khi mặt trời ló dạng. Nếu mạnh dạn thay đổi, sử dụng ít giấy và nhiều kỹ thuật số hơn, tất cả chúng ta nhất định có vị thế tốt hơn, đủ khả năng phục hồi trong năm 2022 này.